God e-post-etikette: Enkel huskeliste for å unngå irriterte mottakere
Vis respekt for dem du sender e-post til - og sikre at e-postene dine blir lest med disse ekspertrådene.
Vi har vel alle stått på kopi på uinteressante e-posttråder, eller brukt unødvendig mye tid på diskusjoner som ikke burde vært løst per e-post.
Ifølge Jørn Kippersund, som holder foredrag og kurs om «innbokskontroll», i tillegg til at han er legevaktsjef, er det flere grep hver og én av oss kan gjøre – som gjør at e-postene vi sender blir tydeligere og skaper mindre irritasjon for mottakeren.
– E-post er et godt verktøy for å varsle, men det er et dårlig samhandlingsverktøy og e-poster har gjerne liten gjenbruksverdi, sier Kippersund til Smart.
Les også: Slik får du orden i e-postkaoset
Med det mener han at mye som sendes og kommuniseres via e-post med fordel kan flyttes til andre kanaler.
Mange diskusjoner kan eksempelvis flyttes til intern-chatter som Slack, fildeling til lagring- og delingsplattformer som DropBox og Google Drive, og raske avstemninger eller planlegging av møtetidspunkter kan løses gjennom tjenester som Doodle og Spond, foreslår Kippersund.
Så du denne? De beste Chrome-utvidelsene for deg
– Deretter kan du varsle dem det gjelder på e-post – for eksempel at du har lastet opp noen filer på et spesifikt sted, hvor det er enklere å finne igjen filene senere enn å lete frem et vedlegg i innboksen.
Eksperten mener det er tre hovedpunkter som er særlig viktige å tenke på for å gjøre e-postutvekslingen din bedre:
1. Husk relevant tekst i emnefeltet
Mange gidder ikke skrive inn alle e-postadressene på nytt, og bruker derfor gamle e-posttråder, forklarer Kippersund. Og har du da ikke byttet ut teksten i emnefeltet og slettet gammel tekst i e-posten fra forrige diskusjon, kan det skape irritasjon eller forvirring.
– Bruker du litt flid på emnefeltet blir det mye tydeligere for mottakeren hva e-posten handler om.
Sett denne? Disse hurtigtastene bør du kunne i Windows
2. Vær kritisk til kopifeltet
Noe annet som er viktig å tenke over er hvem som skal motta e-posten. Mange plotter inn unødvendig mange mottakere i kopifeltet, påpeker eksperten.
– Tenk over om vedkomne faktisk trenger å stå på kopi i hele mailtråden. Ofte vil det være mer hensiktsmessig å videresende e-posten når konklusjonen er klar, sier Kippersund og legger til:
Les mer: Slik sikrer du brukerkontoene dine fra å bli hacket
– Men vis respekt for hva du videresender og tenk over om de som startet mailtråden synes det er greit at det plutselig står noen andre på kopi. Hvis e-posten har startet med en privat og lett tone, kan det hende avsenderen ikke vil sette pris på at andre kan lese hele e-postutvekslingen.
3. Hold deg til temaet
En tredje ting en bør vurdere før man sender av gårde en e-post er om innholdet bør stykkes opp i én eller flere e-poster.
– Et godt tips er å holde seg til ett tema eller én diskusjon per e-post, fordi en ofte kun får svar på én ting om gangen likevel.
Sjekk også: Sikkerhetsselskap om virus: E-postlesing størst trussel
I tillegg til de tre hovedpunktene har Smart sammen med Kippersund spikret en huskeliste for fornuftig e-post-bruk:
• Vær konkret og tydelig.
• Svar på alle spørsmål du blir stilt.
• Ikke ignorer e-post som fortjener et svar, slett eller arkiver de andre for å sikre deg oversikten
• Del filer på et fellesområde eller via en delingsplattform og unngå vedlegg i e-post der det er mulig.
• Ikke misbruk ”høy prioritet”-knappen.
• Bruk bare «svar til alle» når e-posten faktisk angår alle.
Komplett Club
Få 100 kr i velkomstgave! Bli medlem i vår nye kundeklubb og få poeng når du handler på Komplett.no. Poengene gir deg tilgang til ulike typer fordeler som rabatter, fri frakt og muligheten til å bli VIP-medlem. Medlemskapet er gratis.
VGs journalister og redaksjon har ingen rolle i produksjonen og publiseringen av dette innholdet.