Kommunene var bedre forberedt på koronaen enn næringslivet | Jan Ottesen og Simen Johannessen
De færreste bedriftene hadde en pandemi som scenario i kriseplanen.
Vi har intervjuet 46 bedrifter og kommuner. Mange var ikke forberedt på kommunikasjonsbehovet som oppsto da viruset traff Norge.
Koronakrisen førte til et enormt behov for hyppig og presis kommunikasjon. Kriseplanene strakk ikke alltid til. Man måtte improvisere, lære og ta viktige beslutninger uten store utredninger. De viktigste funnene fra rapporten som vi legger frem på Møteplass Oslo, er:
De færreste bedriftene hadde en pandemi som scenario i kriseplanen. Man hadde øvd på mye, men ikke på en pandemi som rammet alle virksomhetsområder samtidig og over natten.
Overveldet av kommunikasjonsbehovet
Mange kommuner sier de organisatorisk var forberedt på en pandemi. Noen hadde også trent på håndteringen av dette relativt nylig og etablerte krisestab allerede i januar. Likevel ble mange overveldet av kommunikasjonsbehovet.
Det er enorme forskjeller på kommunene. Den minste, Utsira, har 200 innbyggere, mens Oslo har 700.000.
En konsekvens av det er at kommunikasjonsressursene er veldig ulike fra en kommune til en annen. Samtidig har innbyggerne tilnærmet samme forventninger til kommunikasjonen. For en del kommuner har dette ført til en stor påkjenning for de få som hadde dette ansvaret.
Næringslivets internkommunikasjon
For næringslivet handlet det om internkommunikasjon. Denne krisen rammet alle. Den eksterne kommunikasjonen ble for mange derfor ikke veldig vanskelig. Den dreide seg om å tilpasse seg myndighetenes anbefalinger og gjøre de forventede tiltakene.
Fokuset var internt, og det mest krevende var å finne riktig balanse i budskapene. Bidra til å holde motivasjonen oppe, men samtidig være ærlig på alvoret. Hvordan si nok, men ikke noe man ikke hadde dekning for? Hvordan heie på de ansatte, samtidig som man sender ut permitteringsvarsel og kutter kostnader?
Alle kommunene trekker frem at mediene var konstruktive. De spilte på lag for å få ut informasjon til befolkningen. Lokal- og regionalmedier ble en viktig del av kommunikasjonsarbeidet til kommunene.
Norge er blant landene i verden som har flest aviser i forhold til folketallet. Det at lokalmediene står sterkt i Norge er verdifullt, ikke bare for demokrati og tilhørighet, men også når krisen rammer.
Evaluering viktig
De fleste har en rekke ulike kanaler og møteplasser for internkommunikasjon. Det er mange steder man kan kommunisere, men ofte litt tilfeldig hva som sies hvor. Med et enormt kommunikasjonsbehov og ansatte på hjemmekontor økte bevisstheten rundt hvilke verktøy man har og hvordan de brukes.
For kommunene ble hjemmesiden navet for all informasjon som gikk til innbyggerne. Kommuner som hadde en strategi for sosiale medier, fikk også god uttelling for dette.
Både i private og offentlige virksomheter er det en erkjennelse at man ikke evnet å utnytte tilgjengelige verktøy godt nok. En av de viktige oppgavene for de fleste denne høsten blir å evaluere strategien for å kunne øke hyppigheten og presisjonen i kommunikasjonen.
