Ny rapport avdekker mangelfulle rutinar

Dette kjem fram i ein revisjonsrapport frå selskapet Deloitte.

Det var i kjølvatnet av bråket rundt Fjord1-salet, og skuldingar om at fylkeskommunen ikkje spelte med opne nok kort, at fylkestinget bad om ei ekstern gransking av rutinane.

– Rapporten teiknar eit bilete av at fylkeskommunen ikkje har gode nok rutinar og naudsynt kompetanse hos dei som skal utføre offentleglova, seier leiar Frank Willy Djuvik (Frp) i kontrollutvalet.

Det er kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune som har bestilt rapporten frå revisjonsselskapet. Djuvik seier det er totalen av alle punkta i rapporten som er alvorleg.

– Summen av dei viser ei manglande praktisering av dette som er veldig skadeleg for omdømme til fylkeskommunen, men også for offentleg sektor generelt.

Lovar å følgje opp rapporten

Det er fylkesrådmann Tore Eriksen som har det daglege ansvaret for at rutinane for arkivering og journalføring er gode nok. Han seier dei no vil ta tak i dette og gi naudsynt opplæring.

– Det er ein nyttig rapport. Den viser at vi har ein del å gjere, spesielt på det å få utvikle ein oppdatert arkivplan og som vi skriv i uttalen vår at vi er innstilt på følgje opp.

– Kvifor har de ikkje hatt rutinar på plass?

– Vi har hatt mange rutinar på plass. Det er noko som manglar og det har blitt identifisert av revisjonsselskapet. Dette skal vi følgje opp.

– Kva blir gjort framover?

– Vi må vente på behandlinga i fylkestinget. Blir tilrådinga i rapporten vedteken, der vi blir bedne om å sjå på ulike punkt med ulike tidsrammer, så vil vi følgje opp dette, seier Eriksen.

• Les også: Dette vil dei ikkje at du skal vite noko om

– Kan svekke tilliten hos innbyggjarane

Rapporten frå revisjonsselskapet Deloitte avdekkjer at fylkeskommunen ikkje har hatt gode nok rutinar. Det har vore mangelfull kompetanse når det gjeld offentleglova som skal sikre openheit rundt offentleg forvaltning.

I rapporten står det mellom anna at:

• Det har vore mangelfull registrering av interne dokument
• Heller ikkje alle inn- og utgåande dokument blir registrert i samsvar med krava i regelverket og difor er verken journalen eller den offentlege postlista til fylkeskommunen fullstendig
• Lukking av møte i folkevalde organ har ikkje alltid følgt krava i lova
• Dokument har blitt unnateke offentlegheita utan at det er heimel for det i offentleglova
• Rapporten peikar også på at det fylkeskommunen sin praksis med å heimle skjerming av dokument berre ved å vise til offentleglova, er utilstrekkeleg.

Granskinga blei bestilt etter bråket rundt Fjord1-salet, men rapporten tek føre seg arkivering og journalføring generelt. Djuvik seier avvika kan svekke tilliten hos innbyggjarane.

– Konsekvensen er at til dømes privatpersonar eller media ikkje veit at desse dokumenta eksisterer. Dei har difor ikkje moglegheit til å sjå korleis avgjerder blir tekne, pengane brukte og korleis fylkeskommunen forvaltar ansvaret sitt. Det er ei stor svakheit med tanke på at vi som fylkeskommune er til for innbyggjarane.

• Les også: Ei rekkje hemmelegstempla Fjord1-dokument gjort offentlege
• Les også: Løfta på Fjord1-sløret bak lukka dører

Vil bli best i klassen

Frank Willy Djuvik i kontrollutvalet seier rapporten først skal behandlast der førstkommande tysdag, og deretter i fylkestinget.

– Der vedtek dei forhåpentlegvis tiltak som sørgjer for at fylkeskommunen blir best på det å forvalte innbyggjarane sine verdiar og best på openheit, seier han.